AiLoft · Katalog

Sechs Abläufe, die heute jemand von Hand erledigt.

Jeder Ablauf im Katalog hat denselben Zuschnitt wie das Einstiegsangebot: ein Ergebnis, bis zu drei Quellsysteme, ein Freigabeschritt an der Stelle, an der heute entschieden wird. Sie sehen, was hineingeht, was herauskommt und wer freigibt.

Die Abläufe sind Gesprächsgrundlagen, keine fertigen Pakete. Umfang, Zugänge und Abnahmekriterien werden für Ihre Umgebung festgelegt; die Pauschale steht nach Schritt 1 des Vorgehens.

Abläufe ansehen

Katalog

Was hineingeht, was herauskommt, wer freigibt.

Filtern Sie nach Bereich und lesen Sie jeden Ablauf von dem, was heute von Hand passiert, bis zu dem, was am Ende vorliegt. Der Freigabeschritt und die feste Regel stehen bei jedem Ablauf dabei, bevor etwas das Haus verlässt oder ein System geändert wird.

Service

Anfrage vorsortieren

Was hineingeht
Alles, was im gemeinsamen Postfach landet: Anfragen, Reklamationen und Rückfragen zu Aufträgen. Heute liest jemand jede Nachricht, ordnet sie zu und beantwortet sie von Hand.
Was herauskommt
Jede Nachricht ist einem Anliegen, einem Kunden und einer zuständigen Person zugeordnet, mit Dringlichkeit und einem Antwortentwurf, der auf den bekannten Vorgang verweist.

Typische Quellsysteme

  • Outlook (Microsoft 365)
  • CRM
  • Ticketsystem

Was vorbereitet wird

  1. Anliegen, Kunde und Dringlichkeit aus Nachricht und Anhängen erkennen.
  2. Nachricht dem bestehenden Vorgang im Ticketsystem zuordnen oder einen neuen anlegen.
  3. Antwortentwurf mit Bezug auf Auftrag, Kundenhistorie und Zuständigkeit vorbereiten.

Wer freigibt

  • Freigabe durch eine Person Verschickt wird nichts, bevor die zuständige Person den Entwurf gelesen und freigegeben hat.
  • Feste Regel Nachrichten ohne erkennbares Anliegen werden nicht zugeordnet, sondern als Ausnahme der zuständigen Person vorgelegt.

Was am Ende vorliegt

  • Zugeordneter Vorgang im Ticketsystem mit Kunde, Anliegen und Dringlichkeit
  • Antwortentwurf im Postfach, zur Freigabe vorgelegt

Für Ihre Umgebung Die genannten Quellsysteme sind typisch für diese Art Vorgang. Welche davon bei Ihnen angebunden werden, mit welchen Schnittstellen, Berechtigungen und Regeln, legen wir in Schritt 1 fest.

Je Durchlauf erfasst Laufzeit, Quellenabdeckung, Freigabestatus, Ausnahmequote und KI-Nutzung werden je Durchlauf erfasst.

Vertrieb

Angebot vorbereiten

Was hineingeht
Eine Anfrage, zu der im CRM eine Verkaufschance angelegt ist. Preise, Konditionen und Verfügbarkeit stehen im ERP, die Angebotsvorlage liegt in SharePoint. Heute trägt jemand alles von Hand zusammen.
Was herauskommt
Ein vollständiger Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage: Positionen, Preise, Lieferzeit und Konditionen aus den Systemen übernommen, jede Angabe mit Quelle, Abweichungen von der Preisliste markiert.

Typische Quellsysteme

  • CRM
  • ERP (z. B. SAP)
  • SharePoint (Microsoft 365)

Was vorbereitet wird

  1. Anfrage, Ansprechpartner und gewünschte Positionen aus der Verkaufschance übernehmen.
  2. Preise, Rabattstufen, Bestände und Lieferzeiten je Position im ERP nachschlagen.
  3. Vorlage befüllen, Abweichungen von Preisliste und Standardkonditionen markieren.

Wer freigibt

  • Freigabe durch eine Person Das Angebot geht erst hinaus, wenn die Person, die es verantwortet, Preise und Konditionen freigegeben hat.
  • Feste Regel Rabatte über der vereinbarten Grenze werden nicht eingetragen, sondern als offener Punkt an die Freigabe übergeben.

Was am Ende vorliegt

  • Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage, jede Angabe mit Quelle
  • Verkaufschance im CRM mit Angebotsstand und offenen Punkten

Für Ihre Umgebung Die genannten Quellsysteme sind typisch für diese Art Vorgang. Welche davon bei Ihnen angebunden werden, mit welchen Schnittstellen, Berechtigungen und Regeln, legen wir in Schritt 1 fest.

Je Durchlauf erfasst Laufzeit, Quellenabdeckung, Freigabestatus, Ausnahmequote und KI-Nutzung werden je Durchlauf erfasst.

Finanzen

Eingangsrechnung prüfen

Was hineingeht
Eine Lieferantenrechnung, die per E-Mail eingeht. Bestellung und Wareneingang stehen im ERP, die Buchhaltung läuft über DATEV. Heute vergleicht jemand Positionen, Mengen und Preise von Hand.
Was herauskommt
Eine geprüfte Rechnung mit Bestellbezug: Positionen, Mengen und Preise abgeglichen, Abweichungen und fehlende Pflichtangaben benannt, Kontierungsvorschlag vorbereitet.

Typische Quellsysteme

  • Outlook (Microsoft 365)
  • ERP (z. B. SAP)
  • DATEV

Was vorbereitet wird

  1. Rechnungsdaten und Pflichtangaben aus dem Beleg erfassen.
  2. Positionen, Mengen und Preise gegen Bestellung und Wareneingang im ERP abgleichen.
  3. Kontierungsvorschlag und Abweichungsliste für die Freigabe vorbereiten.

Wer freigibt

  • Freigabe durch eine Person Gebucht und bezahlt wird erst, wenn die Person, die die Rechnung verantwortet, Abweichungen und Kontierung freigegeben hat.
  • Feste Regel Rechnungen ohne Bestellbezug oder mit Preisabweichung über der vereinbarten Toleranz werden nicht vorkontiert, sondern als Ausnahme vorgelegt.

Was am Ende vorliegt

  • Geprüfte Rechnung mit Bestellbezug, Abweichungsliste und Kontierungsvorschlag
  • Zur Buchung vorbereiteter Beleg für DATEV

Für Ihre Umgebung Die genannten Quellsysteme sind typisch für diese Art Vorgang. Welche davon bei Ihnen angebunden werden, mit welchen Schnittstellen, Berechtigungen und Regeln, legen wir in Schritt 1 fest.

Je Durchlauf erfasst Laufzeit, Quellenabdeckung, Freigabestatus, Ausnahmequote und KI-Nutzung werden je Durchlauf erfasst.

Vertrieb

Unterlagen zusammenstellen

Was hineingeht
Wiederkehrende Unterlagen für Kunden oder Ausschreibungen: Leistungsnachweis, Projektbericht, Firmenprofil. Vorlage und zuletzt versandte Fassungen liegen in SharePoint, Auftragsdaten im ERP, Kennzahlen in DATEV. Heute wird kopiert und nachgeschlagen.
Was herauskommt
Ein Entwurf in Ihrer Vorlage, in dem jede Angabe auf ihre Quelle zeigt. Was von der Vorlage oder der letzten Fassung abweicht, ist markiert; was fehlt, ist als offener Punkt benannt.

Typische Quellsysteme

  • SharePoint (Microsoft 365)
  • ERP
  • DATEV

Was vorbereitet wird

  1. Vorlage und zuletzt versandte Fassung laden, Pflichtabschnitte und Platzhalter erkennen.
  2. Auftrags-, Stamm- und Kennzahlen aus ERP und DATEV einsetzen, jede Angabe mit Quelle.
  3. Abweichungen zur Vorfassung markieren und offene Punkte auflisten.

Wer freigibt

  • Freigabe durch eine Person Freigegeben wird von der Person, die dafür unterschreibt, nicht vom System.
  • Feste Regel Angaben ohne Quelle in einem der Systeme werden nicht ergänzt, sondern als offener Punkt stehen gelassen.

Was am Ende vorliegt

  • Entwurf in Ihrer Vorlage mit Quellenangabe je Aussage
  • Liste der Abweichungen und offenen Punkte zur Freigabe

Für Ihre Umgebung Die genannten Quellsysteme sind typisch für diese Art Vorgang. Welche davon bei Ihnen angebunden werden, mit welchen Schnittstellen, Berechtigungen und Regeln, legen wir in Schritt 1 fest.

Je Durchlauf erfasst Laufzeit, Quellenabdeckung, Freigabestatus, Ausnahmequote und KI-Nutzung werden je Durchlauf erfasst.

Verwaltung

Freigabe vorbereiten

Was hineingeht
Ein Beleg, ein Vertragsentwurf oder ein Antrag, der per E-Mail oder in SharePoint eingeht, dazu die Regel, nach der er geprüft wird: Einkaufsrichtlinie, Freigabegrenzen, Vertragsstandards. Heute liest jemand alles durch und entscheidet.
Was herauskommt
Die Prüfpunkte sind abgearbeitet, Abweichungen von der Regel sind benannt, und die Entscheidung liegt vorbereitet und begründet bei der Person, die sie verantwortet.

Typische Quellsysteme

  • Outlook (Microsoft 365)
  • SharePoint (Microsoft 365)
  • ERP

Was vorbereitet wird

  1. Beteiligte, Beträge, Laufzeiten und Bedingungen aus dem Dokument erfassen.
  2. Jeden Prüfpunkt der Regel abarbeiten und mit Bestell- und Budgetdaten aus dem ERP abgleichen.
  3. Entscheidungsvorlage mit Abweichungen, Begründung und Empfehlung vorbereiten.

Wer freigibt

  • Freigabe durch eine Person Entschieden wird von der Person, die die Freigabe verantwortet. Der Ablauf bereitet vor, er entscheidet nicht.
  • Feste Regel Vorgänge über der vereinbarten Freigabegrenze oder ohne hinterlegte Regel werden nicht bewertet, sondern unbewertet vorgelegt.

Was am Ende vorliegt

  • Abgearbeitete Prüfliste mit Fundstelle je Prüfpunkt
  • Begründete Entscheidungsvorlage für die verantwortliche Person

Für Ihre Umgebung Die genannten Quellsysteme sind typisch für diese Art Vorgang. Welche davon bei Ihnen angebunden werden, mit welchen Schnittstellen, Berechtigungen und Regeln, legen wir in Schritt 1 fest.

Je Durchlauf erfasst Laufzeit, Quellenabdeckung, Freigabestatus, Ausnahmequote und KI-Nutzung werden je Durchlauf erfasst.

Verwaltung

Stammdaten abgleichen

Was hineingeht
Kunden- und Lieferantenstammdaten, die in CRM, ERP und DATEV getrennt gepflegt werden: Adressen, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen, Steuernummern. Heute fällt eine Abweichung erst auf, wenn eine Rechnung zurückkommt.
Was herauskommt
Eine Abweichungsliste je Datensatz mit dem führenden Wert, der Quelle und einem Korrekturvorschlag. Geändert wird erst nach Freigabe, und nur im vereinbarten führenden System.

Typische Quellsysteme

  • CRM
  • ERP
  • DATEV

Was vorbereitet wird

  1. Datensätze über Kundennummer, Name und Steuernummer zusammenführen und Feld für Feld vergleichen.
  2. Je Abweichung den führenden Wert bestimmen und einen Korrekturvorschlag mit Quelle formulieren.
  3. Freigegebene Korrekturen für das führende System zusammenstellen und protokollieren.

Wer freigibt

  • Freigabe durch eine Person Kein Datensatz wird geändert, bevor die Person, die die Stammdaten verantwortet, die Korrektur freigegeben hat.
  • Feste Regel Je Feld ist ein führendes System festgelegt. Änderungen in den anderen Systemen werden vorgeschlagen, nicht ausgeführt.

Was am Ende vorliegt

  • Abweichungsliste je Datensatz mit Korrekturvorschlag und Quelle
  • Protokoll der freigegebenen Korrekturen je System

Für Ihre Umgebung Die genannten Quellsysteme sind typisch für diese Art Vorgang. Welche davon bei Ihnen angebunden werden, mit welchen Schnittstellen, Berechtigungen und Regeln, legen wir in Schritt 1 fest.

Je Durchlauf erfasst Laufzeit, Quellenabdeckung, Freigabestatus, Ausnahmequote und KI-Nutzung werden je Durchlauf erfasst.

Vor dem Start

Drei Dinge stehen fest, bevor ein Ablauf produktiv geht.

Ein Ablauf aus dem Katalog geht erst in Betrieb, wenn die Zugänge zu den Quellsystemen da sind, eine Person ihn verantwortet und klar ist, was er tun darf und was nicht.

  1. Zugänge vor Umsetzung

    Wir prüfen in Ihrer Umgebung, welche Schnittstellen erreichbar sind, wem die Daten gehören und welche Aktionen der Ablauf ausführen darf.

  2. Freigabe vor Änderung

    Bevor etwas das Haus verlässt oder ein System geändert wird, gibt die Person frei, die heute entscheidet. Der Ablauf bereitet vor, er entscheidet nicht.

  3. Nachweis je Durchlauf

    Welche Quellen benutzt wurden, wer freigegeben hat, was als Ausnahme liegen blieb und was die KI verbraucht hat, bleibt für jeden Durchlauf sichtbar.

Ihr erster Ablauf

Welcher Ablauf soll bei Ihnen als Erstes laufen?

Bringen Sie den Vorgang, die beteiligten Systeme und die Person mit, die ihn heute erledigt. Im Erstgespräch klären wir, ob er in ein Ergebnis, drei Quellen und einen Freigabeschritt passt.

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